Une porte de local, un panneau un peu jauni, quelques feuilles A4 punaisées à côté de la machine à café. Voilà à quoi ressemble l’affichage obligatoire dans beaucoup de TPE. Le problème, c’est que ce coin de mur mal entretenu peut coûter cher le jour où l’inspection du travail passe.
L’affichage obligatoire en entreprise, c’est l’ensemble des informations qu’un employeur doit porter à la connaissance de ses salariés. Certaines doivent rester physiquement visibles dans les locaux. D’autres, depuis 2016, peuvent simplement être communiquées « par tout moyen ». Cette distinction change beaucoup de choses, et pourtant elle passe souvent à la trappe.
Ce guide fait le tri. Ce qui reste vraiment obligatoire d’afficher, ce qui varie selon le nombre de salariés, où récupérer un modèle PDF gratuit et fiable, et ce que vous risquez si un document manque. Pas de jargon inutile : juste ce dont vous avez besoin pour être en règle.
Affichage obligatoire en entreprise : de quoi parle-t-on ?
Le principe est simple : dès qu’une entreprise emploie au moins un salarié, elle doit informer ce salarié sur ses droits et sur certaines règles de sécurité. Le Code du travail encadre tout ça, article par article.
Historiquement, ces informations devaient toutes être affichées. Une liste qui s’est allongée au fil des décennies, au point de couvrir des murs entiers dans certaines usines. Le décret n° 2016-1417 du 20 octobre 2016 a rebattu les cartes. Il a transformé une bonne partie des affichages en simples obligations d’information « par tout moyen ». Concrètement, l’employeur choisit son support : intranet, note de service, e-mail, livret d’accueil.
Résultat, aujourd’hui on distingue deux familles :
- les informations à afficher physiquement, sur un support visible et accessible dans les locaux ;
- les informations à communiquer par tout moyen, dont l’employeur doit juste pouvoir prouver qu’elles ont bien été portées à connaissance.
Cette nuance a l’air technique. Elle ne l’est pas. Elle détermine si vous devez punaiser un document au mur ou si un mail suffit.
Affichage physique ou communication par tout moyen : la nuance qui change tout
Prenons deux exemples concrets tirés de la fiche officielle de service-public.fr.
Les horaires collectifs de travail ? Affichage obligatoire. Le document doit rester visible sur le lieu de travail, daté et signé par l’employeur. L’interdiction de fumer et de vapoter ? Affichage aussi, sur des panneaux apparents.
En revanche, le texte du Code pénal sur le harcèlement moral, ou la convention collective applicable, relèvent de la communication par tout moyen. Vous pouvez les mettre sur l’intranet, dans le livret d’accueil, ou les envoyer par mail à l’embauche. Ce qui compte, c’est la preuve.
Voici comment se répartissent les principales obligations selon leur mode de communication.
| Information | Mode | À retenir |
|---|---|---|
| Horaires collectifs de travail | Affichage | Document daté et signé, visible dans les locaux |
| Interdiction de fumer et de vapoter | Affichage | Panneaux apparents à l’entrée et dans les espaces collectifs |
| Consignes de sécurité et d’incendie | Affichage | Selon la norme NF EN ISO 7010 pour les pictogrammes |
| Coordonnées de l’inspection du travail | Affichage | Adresse, téléphone et nom de l’inspecteur compétent |
| Coordonnées de la médecine du travail | Affichage | À partir de 50 salariés notamment |
| Convention collective applicable | Par tout moyen | Avis indiquant l’intitulé et où la consulter |
| Textes sur le harcèlement et les discriminations | Par tout moyen | Articles du Code pénal, coordonnées des référents |
| Égalité professionnelle femmes-hommes | Par tout moyen | Index de l’égalité pour les entreprises de 50 salariés et plus |
Un point souvent mal compris : « par tout moyen » ne veut pas dire « facultatif ». Si vous ne pouvez pas prouver que l’info a circulé, c’est comme si elle n’existait pas.
Certains documents comme l’attestation employeur doivent également être communiqués aux salariés selon des modalités précises.
Affichage obligatoire selon l’effectif de l’entreprise
C’est là que la plupart des employeurs se trompent. Les obligations ne sont pas les mêmes pour un artisan seul avec un apprenti et pour une PME de 60 personnes. Trois seuils structurent tout : moins de 11 salariés, 11 salariés et plus, 50 salariés et plus.
Moins de 11 salariés
Le socle de base s’applique dès le premier salarié. On y retrouve :
- l’interdiction de fumer et de vapoter ;
- les horaires collectifs de travail, s’ils existent ;
- les coordonnées de l’inspection du travail ;
- les consignes de sécurité et d’incendie ;
- l’avis relatif à la convention collective ;
- les textes sur le harcèlement moral, le harcèlement sexuel et les discriminations ;
- les modalités d’accès au document unique d’évaluation des risques (DUERP).
Même une entreprise de trois personnes doit tenir ce socle à jour. Le DUERP, en particulier, est régulièrement oublié dans les petites structures… alors qu’il est réclamé en priorité lors d’un contrôle.
Tout comme le certificat de travail, certains documents d’affichage obligatoire doivent respecter un formalisme précis.
À partir de 11 salariés
Le passage à 11 salariés déclenche la mise en place du comité social et économique (CSE). Nouvelles obligations à la clé : affichage de la liste nominative des membres du CSE, avec leur emplacement de travail, et mise à disposition des panneaux syndicaux pour les communications des sections.
À partir de 50 salariés
Le seuil de 50 ajoute une couche. L’entreprise doit afficher les coordonnées du médecin du travail, celles des services de secours d’urgence, et l’index de l’égalité professionnelle femmes-hommes. S’ajoute le numéro du service d’accueil téléphonique contre les discriminations, géré par le Défenseur des droits : le 09 69 39 00 00.
Un tableau pour visualiser la progression :
| Effectif | Ce qui s’ajoute |
|---|---|
| Dès 1 salarié | Socle de base : sécurité, inspection du travail, convention collective, harcèlement, DUERP |
| 11 salariés et plus | Liste des membres du CSE, panneaux syndicaux |
| 50 salariés et plus | Médecine du travail, secours d’urgence, index égalité, numéro anti-discrimination |
Sécurité et secours : les affichages à ne pas oublier
Les affichages liés à la sécurité sont ceux que les inspecteurs regardent en premier. Logique : un défaut d’information ici peut avoir des conséquences directes sur la santé des salariés.
Les consignes d’incendie doivent indiquer le matériel de lutte contre le feu, le nom des personnes chargées d’organiser l’évacuation, et la conduite à tenir. Les pictogrammes suivent la norme NF EN ISO 7010, celle qui harmonise les symboles de sécurité au niveau européen (la petite silhouette qui court vers une porte verte, vous voyez laquelle).
Pour les entreprises de 50 salariés et plus, il faut aussi afficher l’adresse et le téléphone des services de secours : pompiers, SAMU. Et ceux de la médecine du travail. Ça paraît évident, mais un numéro périmé compte comme un manquement.
Le document unique d’évaluation des risques professionnels mérite une mention à part. Vous n’affichez pas le document lui-même, mais les conditions d’accès et de consultation. Un salarié doit pouvoir savoir où le trouver et comment le lire.
Harcèlement, discriminations, égalité professionnelle
Depuis quelques années, ces mentions ont pris de l’ampleur. Elles relèvent de la communication par tout moyen, mais mieux vaut les traiter avec sérieux : ce sont des sujets sensibles et régulièrement contrôlés.
Vous devez porter à connaissance les articles du Code pénal qui définissent le harcèlement moral (article 222-33-2) et le harcèlement sexuel (article 222-33). Pour le harcèlement sexuel, la liste s’allonge : coordonnées de la médecine du travail, de l’inspection du travail, du Défenseur des droits, et surtout du référent harcèlement désigné au sein du CSE. Ce référent est obligatoire dès qu’il y à un CSE.
Côté discriminations, ce sont les articles 225-1 à 225-4 du Code pénal qu’il faut communiquer, notamment dans les lieux où se fait l’embauche.
L’égalité professionnelle concerne surtout les entreprises de 50 salariés et plus. Elles publient chaque année leur index de l’égalité femmes-hommes, avec le détail des indicateurs et, si le score est faible, les mesures de correction. Quand l’entreprise n’a pas de site internet, ces résultats passent par une communication interne.
Affichage obligatoire en PDF gratuit : où trouver des modèles fiables
« Affichage obligatoire PDF gratuit » : c’est l’une des recherches les plus fréquentes des dirigeants. Et pour cause, personne n’a envie de rédiger douze documents à la main.
Bonne nouvelle, il existe des sources gratuites et sérieuses. La fiche pratique F23106 de service-public.fr récapitule l’ensemble des obligations, avec un bouton de téléchargement au format PDF. C’est la référence officielle, celle qui fait foi. Le ministère du Travail met aussi à disposition des modèles pour certaines mentions spécifiques.
Attention quand même à deux pièges. D’abord, un modèle daté : un PDF « 2023 » qui traîne sur un forum peut contenir des coordonnées d’inspection périmées ou un numéro qui a changé. Ensuite, les affiches « tout-en-un » vendues ou distribuées par des prestataires. Certaines sont pratiques et régulièrement mises à jour. D’autres regroupent des informations que vous n’êtes pas censé afficher, ce qui brouille la lecture sans vous protéger davantage.
Le bon réflexe : partir de la fiche officielle, adapter les coordonnées à votre situation locale (votre inspection du travail, votre médecine du travail), et dater le tout. Un affichage propre et à jour vaut mieux qu’une belle affiche générique.
Sanctions en cas d’affichage obligatoire manquant
Voilà ce qui motive la plupart des mises en conformité. Le défaut d’affichage est passible d’amendes, et le calcul réserve parfois des surprises.
La plupart des manquements constituent des contraventions. L’exemple le plus parlant vient de juritravail : ne pas afficher les horaires collectifs de travail est puni d’une amende de 750 euros, applicable autant de fois qu’il y a de salariés concernés. Dans un atelier de vingt personnes, la note grimpe vite.
Pour les manquements les plus graves, les sommes montent nettement. Selon l’Expert-Comptable, un employeur peut s’exposer à une amende pouvant atteindre 10 000 euros, portée à 30 000 euros en cas de récidive, avec dans certains cas une peine d’emprisonnement. On parle ici des infractions les plus sérieuses, pas d’un panneau oublié.
Et il y à un risque plus insidieux. Si un accident survient et qu’il est lié à un défaut d’information sur les risques, la responsabilité de l’employeur peut être engagée au-delà de la simple amende. L’inspection du travail dresse alors un procès-verbal, qui peut ouvrir la voie à des poursuites.
Bref, l’affichage n’est pas qu’une formalité administrative. C’est aussi une protection pour vous.
Où placer vos affichages dans les locaux
Le Code du travail ne fixe pas un emplacement unique, mais une logique : les informations doivent être facilement accessibles à tous les salariés. En pratique, on privilégie les lieux de passage. Le hall d’entrée, la salle de pause, le vestiaire, l’endroit près de la pointeuse.
Quelques règles de bon sens s’appliquent. L’affichage doit rester lisible : pas de document scotché en hauteur qu’on ne peut pas lire, pas de feuille cachée derrière un présentoir. Les documents doivent être en français, même si vous employez des salariés étrangers (une traduction peut compléter, mais ne remplace pas le français). Et tout doit être à jour.
Pour les entreprises multi-sites, chaque établissement a ses propres affichages, avec les coordonnées locales. Un siège à Lyon et un dépôt à Nantes n’affichent pas la même inspection du travail.
Un dernier cas particulier : les commerces et les restaurants qui servent de l’alcool doivent ajouter le tableau des taux d’alcoolémie et les sanctions liées à la conduite en état d’ivresse. Les établissements sous vidéosurveillance signalent aussi la présence de caméras. Des mentions qui sortent du cadre strict du droit du travail, mais qui font partie du paysage réglementaire du même mur.
Questions fréquentes sur l’affichage obligatoire en entreprise
▸Quels sont les affichages obligatoires pour une entreprise de moins de 11 salariés ?
▸Peut-on remplacer l’affichage obligatoire par un e-mail ?
▸Où télécharger un affichage obligatoire en PDF gratuit ?
▸L’affichage obligatoire doit-il être mis à jour chaque année ?
▸Qui contrôle l’affichage obligatoire en entreprise ?
▸L’affichage obligatoire est-il différent pour un commerce ou un restaurant ?
Faut-il vraiment s’en inquiéter ?
Après avoir passé au crible les fiches officielles et les guides spécialisés, un constat s’impose : l’affichage obligatoire fait peur surtout parce qu’il est mal expliqué. La liste paraît interminable, mais une fois triée par effectif et par mode de communication, elle devient gérable en une après-midi.
Le vrai point faible des entreprises, ce n’est pas la mauvaise volonté. C’est l’oubli de mise à jour : un numéro d’inspection qui change, un référent harcèlement pas encore affiché, un DUERP dont personne ne connaît l’emplacement. Reprenez la fiche service-public, adaptez-la à votre situation, datez-la, et calez une vérification annuelle dans l’agenda. Ça ne garantit pas zéro remarque le jour du contrôle, mais ça vous met à l’abri de l’essentiel. Et c’est déjà beaucoup.
